|
|
|
№ 18-19 (3785-3786), 29 декабря 2008 года
|
 |
|
|
|
|
Управляй своим временем
Часы на руке Анастасии Дмитриевны — не модное украшение, как у многих женщин, а рабочий инструмент. Это и неудивительно: Анастасия Дмитриевна ЧАНЬКО — не только доцент Высшей школы менеджмента СПбГУ, но и преподаватель тайм-менеджмента.
— Один из слушателей рассказал, что, выбирая мой курс из числа других, он считал, что его научат работать с ежедневником. А в результате понял, что научился воплощать свои мечты, — поясняет Анастасия Дмитриевна суть тайм-менеджмента. Дословно это словосочетание переводится как «управление временем». Но тренинги по тайм-менеджменту не случайно по-иному называются тренингами по личной эффективности. — Недаром этот курс включен в программу обучения руководителей: человек, прежде чем управлять другими, должен научиться управлять самим собой — а значит, и своим временем. Поэтому такой курс предусмотрен в бизнес-школе. Впрочем, тайм-менеджмент интересен и полезен всем думающим людям, а не только бизнесменам.
Цели
— С чего начинать управление своим временем?
— С постановки целей. Дел всегда много, они накапливаются, напирают. Как выбраться из этих завалов? Тайм-менеджмент подсказывает: когда человек выбирает, за какое дело хвататься, он должен, прежде всего, определить собственные цели, интересы, мечты, которые ему хочется воплотить. Ведь каждый из нас призван реализовать свой потенциал и осуществить в этом мире то, что может сделать только он. Поскольку любой человек уникален, у каждого есть дела, которые ему удаются лучше, чем другим. И задача всей человеческой жизни — понять, что это за дела, и делать их с блеском.
|
 |
А.Д.Чанько |
|
— Как узнать именно свои цели?
— Разобраться с целями жизни помогает прием, с которого на Западе обычно начинаются подобные тренинги: человек должен понять, что ему хотелось бы видеть… в собственной эпитафии! Такая формулировка обычно вызывает у россиян оторопь — суеверно мы не любим задумываться о таких вещах, поэтому в России я в качестве замены предлагаю подумать о своем юбилее (это ведь тоже повод подвести итоги). Чем бы мы хотели гордиться? Что хотим, чтобы отметили друзья и родные? Одному важно, чтобы его считали замечательным отцом семейства или другом, к которому можно обратиться в любой сложный момент. Другой мечтает о том, чтобы в нем ценили профессионала, эксперта в какой-то области. Третий хочет, чтобы в нем уважали начальника, всегда способного быстро принять мудрое решение…
Перед Новым годом такой разговор наиболее удачен, потому что мы, так или иначе, каждый год подводим итоги, загадываем желания под бой курантов. Мы думаем о том, чем хотим гордиться, чего мы добились за прошедшее время, стали ли мы лучше, увереннее, профессиональнее, компетентнее, богаче, интереснее.
Кем хочешь, чтоб тебя считали
— Анастасия Дмитриевна, а можно поконкретнее? Например, какие цели может ставить перед собой студент Университета?
— Студенту или студентке я бы предложила такой путь. Представь: пройдет пять лет учебы в Университете. Кем ты хочешь, чтобы тебя считали? Душой компании, или мастером конспектов, или специалистом по устным ответам, или экспертом в своей специальности… Или спишь и мечтаешь, чтобы у тебя было много денег, или чтобы родители отстали, или просто чтобы не выгнали из Университета. А может, тайная цель твоей жизни — чтобы от тебя все отвязались и считали невнятной серой личностью, которой нигде не видно. Вполне может быть и такая цель.
Существует детская позиция: родителям от меня что-то нужно, а я не хочу этого делать — потому что не понимаю, зачем это мне. Тут следует задать себе следующий вопрос: а хочу ли я видеть маму и папу к концу года здоровыми и счастливыми, гордящимися моими успехами? Чтобы родители радовались, когда я пред их светлые очи являюсь? Или я хочу, чтобы они стеснялись рассказывать знакомым, что у них еще и дети есть?
Как работать со своими целями
— А что дальше? Как жизненные цели могут повлиять на мой следующий шаг, завтрашнее действие?
— Цели в жизни — не вопрос, с которым определяешься только один раз и навсегда, к нему нужно обращаться вновь и вновь. Естественно, жизненные ориентиры могут и меняться. Допустим, в этом году мне хотелось стать на склоне лет богатой, а уже через год я пойму, что не в деньгах счастье, не имей сто рублей, а имей сто друзей. И это нормально.
Есть такой прием. Один из классиков тайм-менеджмента, Киосаки, говорит, что пишет на карточках свои цели на год, на пятилетку, и держит их в нагрудном кармане пиджака. И когда он чувствует, что устал, уже ничего не хочет, и его от всего тошнит, и ему себя жалко, он достает эти карточки и спрашивает себя: «Ты еще этого хочешь? Или уже передумал? Если передумал, то порви и не мучайся. А если не передумал, то чего ты сидишь? Время идет, а ты ничего не делаешь. Ну-ка, давай бегом!..»
Но когда у человека выстроена система ценностей, стратегических целей его личной жизни, ему проще принять сиюминутное решение. Деловые люди, когда начинают заниматься целеполаганием, помыслив в масштабах целого года, спускаются на уровень квартала, месяца, недели, рабочего дня (это как бы ступеньки к годовому успеху). С целями года нет смысла работать ежедневно — их нужно только сформулировать. А цели дня определяют план на следующий день.
Срочность и важность
— Мы подошли к вопросу: как планировать завтрашний день?
— Итак, у меня есть долгосрочные цели и у меня есть множество дел на конкретный отрезок времени (день). Теперь я могу их записать все подряд и посмотреть, как они соотносятся с моими интересами. Исходя из этого, я могу разделить предстоящие дела на две категории: срочные и важные.
Трудность в том, что в голове большинства россиян эти два типа дел путаются, особенно у молодых людей. Например, у студента может быть такая альтернатива: послушать лекцию, которая у него идет по расписанию, или сходить в библиотеку, которая вот-вот закроется. И студент решает, что для него приоритетней. С одной стороны, библиотека — срочное дело… Но что будет, если он пойдет туда после лекции? Или пропустит лекцию, но возьмет нужную ему книжку именно сейчас? Что важнее?
Решение будет определяться тем, какая у студента долгосрочная цель. Один вариант: студент пишет курсовую, и без этой книги в работе будет дырка. При этом курсовую нужно сдать через неделю, а библиотека через час закрывается на несколько дней. Дело становится не только срочным, но и важным… Другой вариант: курсовой никакой нет, а если студент сейчас не пойдет на лекцию, то преподаватель отметит его отсутствие и потом не поставит ему зачет. Что в таком случае становится и срочным, и важным? Все-таки лекция.
Метод планирования Эйзенхауэра
— Есть ли способ разделить дела на важные и срочные?
— Существует метод американского президента Дуайта Эйзенхауэра. Под такой табличкой нужно выписать все дела на ближайший день и затем отнести их к той или иной категории. Итак, что мне нужно сделать сегодня? Сходить на лекцию, еще в библиотеку, купить картошку, поговорить с подружкой, погулять с собакой, кому-то позвонить… Теперь нужно распределить эти дела по категориям.
Дела категории А — и важные, и срочные. Если я их сегодня не реализую, то завтра будет уже поздно. Их и нужно выполнять в первую очередь. Это те двадцать процентов задач, которые принесут мне восемьдесят процентов успеха в будущем. Остальные восемьдесят процентов задач принесут мне только двадцать процентов успеха. Таков известный принцип Вильфредо Парето — 20:80, широко применяемый не только в тайм-менеджменте. Парето в свое время обнаружил, что в Италии 20% домохозяйств получают 80% доходов.
Поскольку дела из категории А обычно не занимают даже восьми рабочих часов, то остальное время можно отдать делам В — важным, но не срочным. Их нужно начать делать, но при этом на них есть больше времени. Если по делам А у меня deadline («линия смерти» — предел, который нельзя переступать) в конце дня или недели, то по делам В он может быть в конце месяца, полугодия.
По делам С (срочным, но не важным) deadline очень близко, но я каждый раз спрашиваю себя: «Что будет, если я их не выполню? Или выполню, но не сейчас? Что будет, если я их поручу кому-то другому: маме, подруге, младшей сестре?» То есть эти дела, как правило, переадресовываются. И как только человек научается это делать, сосредотачиваясь на задачах категории А, он превращается в менеджера: он умеет организовывать других людей, он умеет подтягивать их к своим задачам. Его задача категории А будет теперь заключаться и в том, чтобы заинтересовать этих людей, найти для них смысл выполнения заданий.
Что касается дел из категории D, понятно, ничего страшного не произойдет, если я начну их делать завтра или если вообще не сделаю. Но раз уж я их написала, значит, они мне зачем-то нужны…
Переходное время
— Если же надумал выполнять дела из категории D, а времени на них жалко?
— Следует помнить о так называемом «переходном времени». Например, я слушаю лекцию, но не все время и не очень интенсивно, вполуха. Я могу параллельно с этим отправлять СМС-ку, что-то переписывать, как мы обычно и делаем. Другой вариант переходного времени: когда я иду из здания в здание, с одной лекции на другую. Я могу просто дышать воздухом, могу отдохнуть и расправить мышцы — если у меня есть приоритет «здоровье», а могу сделать массу полезных звонков, повторить важный текст или послать ту же СМС-ку.
Или пришел на встречу, а там кто-то задерживается, или я еду в транспорте — могу, например, почитать античную литературу, которая будет только в следующем семестре. Потому что сейчас она в категории D, а уже завтра может перейти в категорию А… Получается, что у человека, который так планирует свою активность, рабочий день заполнен до предела. Такой человек живет очень насыщенно, ему не бывает скучно, и он понимает, что он очень эффективен.
Неприятные дела
— А есть еще дела важные и срочные, но делать их все равно не хочется…
— Если какие-то дела вам кажутся неприятными, то объяснение одно: недостаточная мотивация на их реализацию. Обычно дела неприятны потому, что они не выглядят полезными: например, какое-нибудь скучное и бессмысленное задание. При этом у таких заданий есть одно замечательное свойство: они тренируют нашу работоспособность, наше терпение. Если мы выполним их, мы можем доказать себе собственное трудолюбие и волю. Кроме того, бывает так, что мы можем найти дополнительный смысл в таких делах — например, иногда может оказаться, что выполнив неинтересное задание, поможем друзьям, или займем время ожидания более приятных событий. То есть у таких дел нужно находить особое значение, сверхсмысл.
«Жаба» с утра
— Как часто надо выполнять неприятные дела?
— Каждое утро. Известен такой прием выполнения неприятных дел, называемый «Жаба с утра». Это значит, что любые неприятные дела нужно выполнять как можно раньше. Ведь достоинство человека состоит в умении выполнять трудную, неприятную работу с удовольствием. А легкую да приятную всякий дурак выполнит. Условно говоря, шарики из мороженого делать всем приятно, а вот ты сумей так вымыть пол, чтобы тебе самому это было в кайф, найди в этом для себя какое-то значение. И тогда для тебя не будет работы легкой или трудной, ты любую сможешь выполнить. А начать такие тренировки можно с ежедневной, ежеутренней «жабы». С утра выполнил неприятное дело — и целый день этому радуешься. (как Маленький принц: с утра приведи в порядок свою планету…)
«Проделывать в сыре дырки»
— Но «жабы» иногда кажутся такими огромными, что страшно к ним даже прикасаться…
— Второй прием, который касается неприятных дел, учит «проделывать в сыре дырки». Ведь сыр подчас представляется огромным куском, но при множестве дырок он весит обычно очень мало. Так и с делами: любую трудную, огромную работу нужно начать выполнять с очень простых шагов, которые даются легко.
Допустим, мне надо вымыть все тот же пол — площадью в сто квадратных метров. Мама дорогая! Глаза страшатся… А что руки делают? Ну, например, убирают мебель, чтобы я могла увидеть огромную просторную комнату. Приятно? Несомненно. Понятно, что мыть пол совсем не хочется, а вот наливать в ведро воду? И смотреть, как она там стоит, прозрачненькая … А теперь еще порошочку насыпать… Тряпочку намочить… Красота! Теперь начинаю мыть, но только одну половичку. Потом стану мыть квадратиками. Таким образом, я проделываю дырки в сыре. А там глядишь, квадратиков этих столько, что места грязного почти не осталось. Ура, сыр съеден!
Или мне нужно переписать колоссальных размеров тетрадь, или законспектировать какой-то талмуд. Так вот, я сегодня не буду весь текст писать, я только сокращения придумаю, потому что тут много однотипных слов. И я составляю словарик сокращений. А завтра я конспектирую только названия всех глав, которые здесь будут. А послезавтра только пять страниц… Проделываю дырки, дырки, дырки — и вот, я уже всё переписала.
Анализ дел в конце дня
— Как определить успешность моих планов и моих действий?
— Когда планируешь день, нужно еще и записывать свои дела, а потом — в конце дня — их анализировать. Некоторые мои друзья и клиенты находят удовольствие в том, чтобы вечером брать список дел и вычеркивать все сделанные, вычеркивать, вычеркивать! А если, например, не выполнил какое-нибудь дело, стоит разобраться, почему не выполнил. Может, потому, что слишком самоуверенно планировал. А может, потому, что на самом деле просто не хочешь это выполнять, твое сознание сопротивляется, ты не очень понимаешь, зачем тебе эти дела. Тогда надо подумать о стратегических приоритетах, тем ли вообще ты занимаешься или не тем.
Нужно анализировать и то, как ты планируешь. Например, замечаешь, что все дела у тебя оказываются в категории А. О чем это говорит? О том, что ты не очень понимаешь, что у тебя в перспективе. И нужно немножко посидеть, подумать, чего ты хочешь получить по итогам года, по итогам пяти лет… Вот, допустим, вы учитесь в Университете — и что для вас важно? То ли социальные отношения с однокурсниками, то ли определенная профессиональная отрасль (а все остальное выполняешь, только чтобы не выгнали). А может, важна ровная успеваемость, потому что вы в аспирантуру хотите?..
А бывает и так, что в плане все дела из категории В, то есть все важные, но не срочные. Ну хорошо, и такое бывает. Вот только не нужно себя обманывать. И если у тебя дело категории В — допустим, учеба (то есть когда-нибудь нужно все-таки закончить вуз, но это не срочно), то сейчас занимайся другим, чем тебе хочется. Желаешь общаться с девушками? Да общайся, только не скрываясь, а в открытую и всласть.
Бывает так, что все дела из категории С, то есть срочные, но не важные. Это говорит о полном отсутствии приоритетов. Если для тебя ничего не важно, то, может, и жизнь не важна? Такая, знаете ли, пофигистская философия.
Время на планирование
— Понятно, что планы составлять надо. Но на то, чтобы распределить свое время, тоже нужно затратить время… Сколько?
— Как правило, считается, что при планировании нужно потратить пять-десять процентов от того отрезка времени, который планируешь. Тебе нужно спланировать минуту — потрать на это секунд двадцать. Тебе нужно спланировать день — посиди полчасика. Если составляешь планы на год, то уж подумай денек, уважай свой год. А если надо спланировать пятилетку, то хотя бы недельку в отпуске проведи. И подведение итогов тоже требует времени, но ведь без этого нельзя, ведь можно и не заметить того, что стоишь на месте, или наоборот — добился многого, а значит — твои усилия не напрасны. 
Маргарита ГОЛУБЕВА
|
